ESRS rapportering

ESG i ny indpakning, men hvordan griber man det an?

Vi har lavet en guide der får dig godt på vej, og mere til.

Sidens Indhold

A. Lovgivningen

B. Vejledning - Trin for Trin

1. Dobbelt væsentlighedsanalysen udarbejdes
2. Udvælg væsentlige punkter
3. Udarbejde GAP-analyse
4. Etabler handlingsplan
5. Implementering + procesopsætning
6. Etabler målsætninger

C. ESRS-kravene

Generelle krav (Tværgående standarder)
Miljøkrav (E1 - E5)
Sociale krav (S1 - S4)
Governance (G1)

D. FAQ

Kontakt

Hvad betyder ESRS?

ESRS står for:
European
Sustainability
Reporting
Standard.

På Dansk kan det oversættes til den Europæiske standard for rapportering om bæredygtighed.

A. Lovgivningen

EU introducerede ESRS kravene som en del EU Green Deal, og målet med ESRS er, at virksomheder der er af interesse+vigtige for det samfund de befinder sig i, skal rapportere om netop deres påvirkning på de ikke finansielle områder.

Du kan finde de delegerede direktiver fra EU her:

ESRS direktiverne

Note 1: selve beskrivelsen af ESRS rammerne er at finde i bilag 1.
Note 2: Det er en god idé at have både den Engelske og den Danske version tilgængelig, da den Danske version indeholder nogle sjove oversættelser, som ikke er helt intuitive.

Hvem skal rapportere, og hvornår?

Reglerne for rapportering gælder overordnet set 3 grupper, som hver har sin egen deadline for hvornår rapporteringen skal foreligge:

  • Børsnoterede virksomheder skal rapportere for deres regnskabsår 2024, og udgives i forbindelse med årsregnskabet i 2025.

  • Virksomheder i regnskabsklasse stor C + D skal rapportere for deres regnskabsår 2025, og udgives i forbindelse med årsregnskabet i 2026.

  • Børsnoterede SMV’er skal rapportere for deres regnskabsår 2026, og udgives i forbindelse med årsregnskabet i 2027.

Så en børsnoteret virksomhed skal/vil skulle rapportere, uanset størrelse.

Hvis jeres virksomhed derimod ikke er børsnoteret, er rapporteringsgrænsen defineret ud fra, at man opfylder 2 af 3 følgende krav:

  1. 250+ ansatte

  2. Balance på mere end 20 mio. € (~150 mio. DKK)

  3. Omsætning på mere end 40 Mio € (~300 mio. DKK)

Kravene gælder for virksomheder og koncerner. Hvis en koncern består af 3 virksomheder med hver 100 ansatte og 120 mio. DKK i omsætning, skal koncernen også rapportere på ESRS, da koncernens samlede tal er hhv. 300 ansatte og 360 mio. DKK omsætning.

Vidste du, at ESRS rapporteringen kan spærre for afslutningen af dine kommende årsregnskaber?

ESRS-kravene forventes at blive vedtaget som en del af den Danske årsregnskabslov i 1. kvartal 2024. Det betyder, at der skal foreligge et ESRS-regnskab som din revisor kan godkende.

Hvis ESRS-regnskabet ikke kan godkendes, kan årsregnskabet heller ikke godkendes, og det kan i sidste ende betyde, at virksomheden sendes til konkursbehandling.

Kilde: L118 - 2022-23 (2. samling) Forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven.

B. Trin for trin vejledning

  1. Dobbelt væsentlighedsanalysen udarbejdes

    Væsentlighedsanalysen udarbejdes først for virksomheden selv, og derefter for virksomhedens omgivelser (mennesker og miljø). I begge scenarier, tænkes hele virksomhedens værdikæde ind. Målet er at identificere en række punkter inden for hvert af de følgende emner:

    • Impact (virkninger) både positive og negative. Til hvert af de identificeret punkter i impact, skal det vurderes om punktet er forbundet med virksomhedens strategi+forretningsmodel eller ej.

    • Risici. Hvilke risici findes der for virksomheden selv og dens omgivelser. (Både på det finansielle aspekt samt mennesker og miljø)

    • Opportunities Hvilke muligheder findes der for virksomheden selv og dens omgivelser. (Både på det finansielle aspekt samt mennesker og miljø)

      Hvert af de identificeret punkter i impact, risici og opportunities skal og vurderes ud fra alvor or sandsynlighed (Severity and Probability).

      De punkter man som minimum skal medtage i vurderingen er alle måleparametre / nøgletal i ESRS listen, herunder: Klimaforandringer, Luft- og jordforurening, Beskyttelse af whistleblower, Vandforbrug, Arbejdsforhold i værdikæden, Korruption & bestikkelse. Man bør som virksomhed være opmærksom på, om der findes andre særlige punkter, som ikke er opgjort i listen, men som har stor væsentlighed for virksomheden. Se den fulde liste over de overordnede ESRS-nøgletal nedenfor.

Den 2-aksede struktur til at kortlægge punkter ud fra Væsentlighed for virksomheden og Væsentlighed for omgivelserne.

Heins forslag på opstilling af struktur til at evaluere alle punkter på Impact, Risici og Opportunities, og derunder ud fra Alvor og Sandsynlighed.

2. Udvælg væsentlige punkter/emner

Via dobbelt væsentlighedsanalysen foreligger nu en række emner, som har større og minde betydning for virksomheden og dens omgivelser. De emner, som er fundet mest væsentlige skal der rapporteres på fremadrettet. Derefter står det frit for, at rapportere på flere punkter hvis man ønsker.

  • De væsentlige udvælges til ESRS rapporteringen. (Det er et krav, at de væsentlige emner skal indgå i rapporteringen)

  • For de uvæsentlige emner udarbejdes en beskrivelse for, hvorfor disse ikke blev fundet væsentlige. Hvis miljø og klima findes uvæsentligt, skal der til disse specifikke punkter udarbejdes en detaljeret redegørelse for fravalget af disse.

3. GAP analyse (fra nøgletal til datakilder)

De væsentlige punkter som blev udvalgt, skal nu sættes i relation til den data som kan underbygge dem. Denne data kan både være kvalitativ eller kvantitativ. Om data er kvalitativ eller kvantitativ, afgøres af ESRS og du kan se det opgjort nedenfor under “ESRS-Kravene”. GAP-analysen kan opsummeres i en figur / proceskort, som illustrerer datakilderne, databehandlingen og det endelige nøgletal for emnet. Vi har et eksempel i nedenstående figur, hvor man overordnet kan set rammerne for denne figur / proceskort.

Herfra skal der stilles følgende spørgsmål:

  • Hvor ligger dataen? og i hvilke format?

  • Hvem er ansvarlig for den?

  • Hvad kræver dataen af databehandling, før den kan bruges direkte i de udvalgte emner?

  • Hvem kan / skal være ansvarlig for, at data bliver indhentet, behandlet og indtastet?

Eksempel på en kortlagt GAP-analyse, der viser koblingen mellem emnets rådatakilde, og det endelige nøgletal. Øvelsen bør laves for alle de emner som er udpeget under Dobbeltvæsentlighedsanalysen.

4. Handlingsplan ud fra GAP

På baggrund af GAP-analysen på dataområdet, etableres nu en klassisk handlingsplan for hvem, hvad, hvordan og hvornår for hhv. 1. indhentning af data, 2. behandling af data og 3. indtastning / opdatering af nøgletal. Tag gerne i betragtning at:

  • Manuel dataindhentning fra eksterne tager altid længere tid end antaget.

  • Der er ofte mere databehandling end først antaget.

  • Hvor mange forsimplinger / antagelser vil man lave igennem processen. Tag gerne en holdning fra start.

  • Kan data indhentningen / processen automatiseres? Hvis ja så arbejd efter det fra start.

Intern ressourceallokering til opgaven er afgørende for at opnå fremgang. Få derfor udarbejdet en konkret plan, og få den afstemt med øverste ledelse. Det er nemlig ikke tilstrækkeligt at lave arbejdet sideløbende, uden at have et dedikeret fokus. Det er en god idé at udpege et team med én koordinerende part og flere databehandlende parter.

5. Implementering + Opstilling af dataprocesser

Arbejdet opstartes og udføres. Igennem processen er det vigtigt at visualisere / notere dataprocesserne i et flowdiagram. Dette overskueliggør arbejdsopgaven, således arbejdet hurtigere kan udføres næste år, eller andre nemmere kan sætte sig ind i opgaven til databehandling.

  • Dataindsamling, -behandling og indtastning bør gøres min 2. gang årligt.

  • Søg efter at optimere/automatiser processen mest muligt.

Microsoft har en række værktøjer til at automatisere handlinger, hvor Power Query i Excel og PowerAutomate (selvstændigt program) er det klart bedste valg.

Illustration af hvordan Power Query's flow fungerer, og hvor man kan få data hen. Data kan trækkes fra online databaser, cloudløsninger og lokal data i eks. Excel.

6. Etabler målsætninger ud fra dataindsigt.

Efter der er opnået dataindsigt, kan der etableres en række målsætninger, som virksomheden ønsker at arbejde med. Det kan også være, at eksisterende målsætninger kan bruge de nye datagrundlag.

ESRS stiller ikke krav om specifikke målsætninger, (bortset fra klimamål), men det er Heins anbefaling, at forholde sig til punkterne og sætte en målsætning. Det gør, at tallene står stærkere med en målsætning, når disse offentliggøres.

Yderligere information

  • Man skal også oplyse om modstandsdygtigheden af virksomhedens strategi og forretningsmodel i forhold til de udpeget emner.

  • Hvilke anses for at være interessenter? (Ansatte + andre arbejdstagere (Underleverandører) Leverandører, forbrugere, kunder, slutbrugere, lokalsamfund, offentlige myndigheder (tilsynsmyndighed, reguleringsmyndighed). Derudover kan naturen betragtes som en tavs interessent.

  • Alvorsgrad bestemmes ud fra 3 punkter: 1. Skala (hvor alvorlig den positive eller negative virkning er), 2. Omfang (hvor udbredte påvirkningerne er) og 3. Uoprettelig Karakter (hvorvidt skaderne kan genoprettes eller ej).

  • Sandsynligheden er ikke blevet defineret i ESRS, og kan derfor fortolkes efter bedste evne / ‘Best Practice’.

  • Oplysninger og informationer der anses for at være intellektuel ejendomsret, knowhow eller anden forretningshemmelighed, kan udelades.

C. ESRS-kravene

Kravene er fordelt i 4 overordnede kategorier/emner som vist nedenfor. Den nye kategori i forhold til ESG er “tværgående standarder”. Heri beskrives og rammesættes hvad der skal med, og hvordan man finder frem til det (ESRS 1), samt hvordan man skal oplyse det (ESRS "2). I Miljø (E) er der 5 emner med XX underemner. Underemner skal ses som de mere konkrete nøgletal, man skal rapportere på. For den sociale del er der 4 emner, og for Governance er der kun 1 (heldigvis).

I alt giver det omkring 1200 potentielle rapporteringspunkter, som man gennem sin dobbeltvæsentlighedsanalyse skal filtrere ud i. Vi har lavet en overordnet beskrivelse nedenfor af de enkelte kategorier.

Den fulde og nyeste liste over rapporteringspunkter kan findes på ERFAG’s hjemmeside, Nedenfor har vi et link til alle punkterne som det var i november 2023:

ERFAG liste over ESRS datapunkter

Tværgående standarder

  • Udførelse af dobbelt væsentlighedsanalyse

    • Specifikt emnespecifikt oplysningskrav fra emnespecifik ESRS.

    • Yderligere oplysningskrav fra sektorspecifikke ESRS

    • Liste over oplysningskrav, der er opfyldt

    • Tabel over alle datapunkter, der stammer fra anden EU-lovgivning

Miljøkravene

  • Dette er det største / mest omfattende punkt i ESRS rapporteringen grundet det store samfundsmæssige & politiske fokus. Den fulde liste af potentielt relevante punkter man skal opgøre er over 200!!!

    Følgende liste er ikke fuldt udtømmende, men giver et indblik i det mest relevante:

    • offentliggøre sin omstillingsplan for at modvirke klimaforandringerne, herunder CO2-reduktionsmål.

    • En opgørelse af virksomhedens investeringer til CO2-reduktionen.

    Derudover skal der foreligge et fuldt GHG-regnskab, med information på:

    • CO2 i aktiver (kan være kvalitativ evaluering)

    • CO2-udledning fra alle scopes, I absolutte tal og i CO2-intensitet. (bemærk at scope 2 skal have market-based og location-based

    • årets performance i forhold til referenceåret (Baseline).

    • Energiforbrug og fordeling i forhold til oprindelse (kul, sol, vind, gas, atom mm.)

    Derudover skal der laves en opgørelse over de tiltag man har udført i virksomheden, med omkostningsestimat og den resulterende CO2-besparelse.

  • For forurening skal man som virksomhed have taget stilling til, hvordan man arbejder på at reducere sin udledning, samt hvordan der måles på det. Dertil skal man redegøre for sine konkrete tiltag der skal reducere forureningen.

    Punkter, hvorpå man skal have en politik og måle på er for stofferne opgjort i EU’s regulativ No. 166/2006, som kan findes her:

    https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32006R0166

    • Luftforurening (eks. gennem PM10, ODP)

    • Vandforurening (eks. AP, EP)

    • Jordforurening ( eks. AP, EP)

    • Mikroplastik genereret eller brugt (i vægt)

    • SVHC stoffer o.lign.

  • For Vand & Havressourcer skal man som virksomhed have taget stilling til, hvordan man arbejder på at reducere sin udledning, samt hvordan der måles på det. Dertil skal man redegøre for sine konkrete tiltag der skal reducere sit forbrug af disse ressourcer.

    Punkter der skal måles på er:

    • vandforbrug (m3)

    • Vandforbrug i områder med vandmangel (m3)

    • vand genbrugt (m3)

    • Vand opbevaret (m3)

    • Vandudledning (m3)

    • vandintensitet (m3/mio dkk omsætning)

  • For Biodiversitet skal man som virksomhed have taget stilling til, hvordan man arbejder på at reducere sin påvirkning af dette, samt hvordan der måles på det. Dertil skal man redegøre for sine konkrete tiltag der skal reducere sin på virkning.

    Punkter der skal måles på er:

    • Jord brugt/allokeret (m2)

    • Ændringer i brug af jord (eks. fra skov til landbrugsjord (m2)

    • Områder med natur (m2)

    • vigtige dyrearter og deres situation (hvis fundet interessant i dobbelt væsentlighedsanalysen)

  • Man skal som virksomhed have en holdning til, hvordan man arbejder på at reducere ens ressourceforbrug, samt øge genanvendelsen af ressourcer, der taler ind i konceptet om cirkulær økonomi.

    De målepunkter man skal vise er bl.a.:

    • Affalds-generering (ton) af forskellige typer affald såsom rene fraktioner, kompositmaterialer, indpakning mm.

    • affald i forskellige kategorier såsom, deponi, genanvendelse, genbrug, farligt affald, afbrænding mm.

    • Andel af genbrug i ens produkter

    Derudover skal man beskrive ens indkøb af materialer, hvad man gør for at øge genanvendeligheden samt andet lignende.

Sociale krav

  • For ens egen arbejdsstyrke skal man beskrive sin overordnet behandling af den, samt hvordan man sikrer sig ordentlige forhold.

    Derudover skal man også demonstrere, at man har ordentlige politikker indarbejdet, herunder whistleblower ordning, fri ret for arbejdsstyrke til at samle/forene sig.

    På den mere kvantitative skala er der bl.a. følgende punkter:

    • antal medarbejdere og FTE (fuldtidsækvivalent)

    • Medarbejderomsætningshastighed

    • Medarbejderfordeling på køn, alder og arbejdsrolle (leder, ansat osv.)

    • Arbejdsulykkestatistik

    • Løngab mellem køn

    Derer mange andre målepunkter og disse kan findes i linket ovenfor til ERFAG listen.

  • Arbejdstyrken i ens værdikæde er også vigtigt, og der skal også rapporteres her.

    Dette punkt er imidlertid primært rapportering via kvalitative tiltag.

    Her handler der primært om at fortælle, hvordan man sikrer sig, at man samarbejder med virksomheder der har ordentlige forhold for deres medarbejdere.

    For en fuld beskrivelse af punkterne, så se ERFAGS liste ovenfor.

  • For berørte samfund handler det om, hvilken magt / påvirkning virksomheden har på samfundet omkring den. Det gælder særligt lokalsamfundet eller indfødte befolkninger.

    Dette punkt er igen kvalitativt anlagt, hvorfor der ikke er nogen nøgletal.

  • Heri sættes der fokus på, hvordan virksomheden påvirker slutforbrugerene af det produkt/ydelse som en virksomheden sælger.

    Det er særlig vigtigt at have dette for øje, hvis ens produkt har en negativt påvirkning af slutbrugere gennem eks, afhængighed, negativ påvirkning af helbred.

Governancekrav

  • Emnet for governance handler om at rapportere på, hvordan virksomheden drives.

    Her skal man i særlig grad forholde sig til korruption, whistleblower, bestikkelse, dyrevelfærd, videreuddannelse af medarbejdere, lobbyisme mm.

    Der skal bl.a. rapporteres på følgene nøgletal:

    • episoder med bestikkelse, korruption eller lign.

    • Offentlige sagsanlæg, bøder eller lign.

    • Økonomisk bidrag til politiske organisationer og lobbyist organisationer

    • gns. dage mellem modtagelse af faktura og betaling af faktura

    • Sagsanlæg for manglende / for sene betalinger

Sektorspecifikke standarder

EU har anerkendt, at der er behov for yderligere præcisering af metoden til rapportering inden for specifikke brancher / sektorer. Det betyder, at der vil blive udarbejdet en række standard rammer for brancher såsom bygge- og anlægsbranchen, produktionsbranchen, handel osv. Disse er imidlertid endnu ikke færdige, men betyder ikke at rapporteringen ikke skal udføres.

D. FAQ

  • Ja, det kan i desværre godt. ESRS rapporteringen bliver indarbejdet i Årsregnskabsloven, og vil utilstrækkelige punkter gøre, at revisoren ikke kan godkende årsregnskabet - og når et årsregnskab ikke bliver afleveret rettidigt, kan man risikere at blive sendt til konkursbehandling.

    Branchen forventer dog langt fra, at dette kommer til at gå så vidt.

  • Nej det skal man ikke. Dobbelt væsentlighedsanalysen er en nøglefaktor for at filtrere ud i de emner, der ikke er relevante for ens virksomhed.

    Derudover er der en række lempelser for virksomheder under 750 medarbejdere, hvilke gør rapporteringen betydeligt nemmere.

  • Du skal starte med at finde ud af, om rapporteringen er relevant for dig. Det gør du via kriterierne om omsætning, balance og medarbejdere øverst. Dernæst skal du have udarbejdet din Dobbelt-væsentligehdsanalyse.

    Men bare rolig. Det er slet ikke så svært at komme i gang, og vi vil meget gerne hjælpe jer.

Kontakt

Hvis du har behov for hjælp til ovenstående, så skal du være velkommen til at kontakte os via nedenstående formular, via telefon eller mail.