Som nævnt betyder nye krav ofte nye arbejdsgange. Det gælder også for de nye krav i Bygningsreglementet og den Frivillige Bæredygtighedsklasse (FBK). Særligt FBK introducerer en række krav, som kræver fokus på forskellige tidspunkter gennem projektet. Eks. er der behov for, at kontrollere hvilke EPD/CO2-krav rådgiver har indarbejdet i projektet

For at sikre organisationen er forberedt på de nye krav, og være på forkant med hvad der gøres hvornår, udarbejdede Hein Consulting i samarbejde med Refine Consulting en række procesbeskrivelser til en hoved-/totalentreprenør.

Procesbeskrivelserne indeholder forskellige nedslagspunkter som en byggeleder/projektleder skal være opmærksom på igennem et projekts forløb, fra det tidspunkt man opstarter projektet under projektering, gennem tilbudsgivning på et udbudsprojekt til hvad man skal huske i forbindelse med kontrahering med UE’ere og opfølgning af deres arbejde på projektet.

Et udkast af disse procesbeskrivelser ses i nedenstående figur.

Proceskortet med de enkelte aktiviteter, fra Projektopstart til aflevering af byggeprojektet.

Igennem projektet var det afgørende at procesbeskrivelserne fik løst på konkrete udfordringer fra BR og FBK-kravene, såsom:

• Hvordan indrettes installationerne på byggepladsen, hvor placeres målere og hvordan samles data?

• Hvordan sikrer jeg at UE’eren forstår EPD-kravene, og ikke indbygger materialer som ikke er godkendte?

• Hvordan holder jeg styr på brændstofforbruget på pladsen, og får mine UE’ere til at indrapportere den nødvendige data?

Beskrivelserne skulle være konkrete nok til at give projektlederne / byggelederne en god forståelse af præcis hvad der skulles hvornår, og hvordan. Værktøjer såsom skabeloner til indsamling af information om brændstofforbrug, byggematerialer mm. blev også udarbejdet, så der var klare rammer til viderekommunikation til de nødvendige UE’ere.

At få det ind i organisationen

At have viden tilgængelig er ofte ikke nok til at medarbejdere gør brug af det. Det skal kobles med både mennesker og processer, for at det bliver brugt.

Med det mantra fik vi rammesat en metode til at gøre procesbeskrivelserne relevante. Procesbeskrivelserne blev indarbejde i de eksisterende kontrolplaner og arbejdsmetoder, samt der blev udpeget “eksperter” der fik ejerskab for området i organisationen. Eksperternes rolle var ikke at udføre arbejdet, men være sparringspartner og vidensdeler til projektledere og byggeledere i resten af organisationen.

Ved at gøre dette, blev der koblet en person på den nye viden, samtidig med de stod for at vidensdele og holde materialet opdateret og relevant. De resterende byggeledere kunne den vej igennem finde relevant information selv, og have en ekspert til at assistere hvis behov.